Ein gemeinsames Register
Bündeln Sie hochgeladene Unterlagen, erfasste Nachweise und erzeugte Geschäftsbelege. Dokumentnummer, Belegart, Quelle und Bezüge geben jeder Datei einen fachlichen Rahmen.
UNTERLAGEN MIT IHREM VORGANG VERBINDEN
Der Nachweis bleibt dort auffindbar, wo er gebraucht wird.
Belege, Fotos und Unterlagen in einem Dokumentenregister organisieren. Verknüpfen Sie Dateien mit Vorgängen, behalten Sie Versionen im Blick und steuern Sie die Freigabe für Mandanten.
WARELIO / DOKUMENTENMANAGEMENTDER ABLAUF IM ÜBERBLICK
- 01Datei erfassen und fachlich einordnen
- 02Vorgang und Mandant zuordnen
- 03Version und Freigabe prüfen
- 04Aufbewahrung und weitere Verwendung steuern
Durchgängig verbunden. Passend zu Ihrem Betrieb.
DER ZUSAMMENHANG
Wo finden Sie das passende Dokument zur Lieferung?
Ein Dateiname allein erklärt noch nicht, zu welchem Vorgang ein Nachweis gehört. Warelio verbindet Dokumente mit Belegart, Mandant und fachlichem Bezug. Die Unterlage bleibt am Vorgang und im zentralen Register auffindbar. Versionen, Vorschau, Suche und Freigaben unterstützen die gemeinsame Bearbeitung, ohne für jeden Bereich eine eigene Dateiablage pflegen zu müssen.
Die Unterlage aufnehmen
Laden Sie ein Dokument direkt am Vorgang oder im Register hoch. Prüfen Sie Belegart, Datum und Sichtbarkeit; mehrere Dateien werden mit eigenem Ergebnis verarbeitet.
Den Bezug bestätigen
Ordnen Sie ein Dokument aus dem Posteingang einem passenden Vorgang zu. Verfügbare Textvorschläge unterstützen die Suche, die endgültige Zuordnung bestätigt die bearbeitende Person.
Inhalt und Version prüfen
Öffnen Sie die Vorschau und kontrollieren Sie den Inhalt. Bei einer aktualisierten Unterlage ergänzen Sie eine Version, sodass bisherige Dateistände erhalten bleiben.
Verwendung und Aufbewahrung festlegen
Geben Sie vorgesehene Dokumente für den Mandanten frei oder nutzen Sie Download, Versand und Druck im erlaubten Umfang. Fristen und Löschvorschläge werden durch berechtigte Personen bearbeitet.
DOKUMENTENMANAGEMENT
Die Details machen den Unterschied.
Am Vorgang zuordnen
Verbinden Sie Dokumente mit Aufträgen, Wareneingängen, Projekten oder vorgesehenen Stammdaten. Dateien ohne Zuordnung können im Posteingang geprüft und anschließend einem passenden Vorgang zugewiesen werden.
Suchen und ansehen
Filtern Sie nach Belegart, Mandant, Zeitraum oder Quelle. Suche und verfügbarer ausgelesener Text unterstützen das Wiederfinden; PDF-, Bild- und Textvorschauen erleichtern die Prüfung.
Versionen nachvollziehen
Eine neue Datei wird als zusätzliche Version hochgeladen. Frühere Versionen bleiben mit ihren Angaben erreichbar und können für den Vergleich erneut angesehen oder heruntergeladen werden.
Freigaben gezielt setzen
Dokumente können intern bleiben oder für den zugehörigen Mandanten freigegeben werden. Besondere Zugriffsbereiche berücksichtigen zusätzlich die Berechtigungen für Personal- und Finanzunterlagen.
Aufbewahrung bearbeiten
Aufbewahrungsklassen, Fristen und Löschentscheidungen unterstützen die geordnete Ablage. Festschreibung und zusätzliche Löschsperren begrenzen Änderungen beziehungsweise das Entfernen einer Unterlage.
EIN BEISPIEL AUS DEM ALLTAG
Ein Liefernachweis trifft nach dem Wareneingang ein.
Die Datei soll dem richtigen Vorgang zugeordnet und anschließend dem Auftraggeber bereitgestellt werden.
Die Sachbearbeitung lädt die Unterlage hoch und prüft Belegart, Datum sowie den zuständigen Mandanten.
Sie sucht den passenden Wareneingang, kontrolliert das Dokument in der Vorschau und bestätigt den Bezug.
Nach der fachlichen Prüfung wird das Dokument für den Mandanten freigegeben. Dieser kann die bereitgestellte Unterlage in Connect abrufen.
Das Ergebnis
Der Nachweis bleibt mit dem Wareneingang verbunden und ist für die vorgesehenen Personen auffindbar.
KLARE ZUSTÄNDIGKEITEN
Wer im Ablauf was übernimmt.
Sachbearbeitung und Lagerteam
Erfassen Nachweise und ordnen sie den vorgesehenen Vorgängen zu.
Dokumentenverantwortliche
Pflegen Belegarten, Freigaben und Aufbewahrung innerhalb ihrer Rechte.
Mandanten
Nutzen die für sie freigegebenen Unterlagen über das eingerichtete Portal.
AUCH WENN ES ANDERS KOMMT
Abweichungen erkennen und gezielt bearbeiten.
Die automatische Texterkennung liefert kein Ergebnis
Das Dokument kann über Metadaten gesucht und manuell zugeordnet werden. Fehlender Text darf nicht als Beleg dafür gelten, dass eine passende Unterlage nicht vorhanden ist.
Eine Datei lässt sich nicht laden
Prüfen Sie die Meldung und versuchen Sie den Abruf erneut. Eine fehlende Datei muss geklärt werden, bevor ihr Inhalt als Nachweis verwendet wird.
Ein Dokument ist festgeschrieben
Bestimmte Änderungen und das Löschen sind gesperrt. Neue Versionen und ein begründetes Storno-Kennzeichen bleiben im vorgesehenen Umfang möglich; die Festschreibung selbst lässt sich nicht aufheben.
PASSEND ZU IHREM BETRIEB
Den konkreten Umfang gemeinsam klären.
Dokumentenarten, Berechtigungen, Speicherumfang und Aufbewahrung werden für Ihre Organisation eingerichtet. Textsuche setzt erfolgreich ausgelesenen Inhalt voraus. Das Register unterstützt Ihre Dokumentenprozesse; eine pauschale Zertifizierung oder rechtliche Bewertung der Ablage ist damit nicht verbunden.
Das bereiten wir gemeinsam vor
- Definierte Belegarten, Zugriffsbereiche und Aufbewahrungsregeln.
- Berechtigte Nutzer und gepflegte Mandanten- sowie Vorgangszuordnungen.
- Abgestimmte Dateigrößen, Speichergrenzen und Zuständigkeiten für Freigaben.
GUT ZU WISSEN
Vor der ersten Demo.
Überschreibt eine neue Version die alte Datei?
Nein. Eine neue Version wird ergänzt. Vorherige Dateistände bleiben als Versionen erhalten und können mit den entsprechenden Rechten erneut abgerufen werden.
Wird jedes Dokument automatisch im Portal sichtbar?
Nein. Die Sichtbarkeit wird ausdrücklich festgelegt. Nur passende, für den Mandanten freigegebene Dokumente erscheinen in dessen erlaubtem Portalumfang.
Ordnet die Texterkennung Dateien selbstständig zu?
Ausgelesener Text kann Zuordnungsvorschläge unterstützen. Die zuständige Person prüft die Datei und bestätigt den Bezug; ohne passenden Vorschlag bleibt die manuelle Auswahl möglich.
Sind Chat-Anhänge Teil des Dokumentenregisters?
Chat-Anhänge gehören zum Gespräch. Das Dokumentenregister bündelt die vorgesehenen fachlichen Unterlagen und Nachweise; ein benötigter Nachweis wird daher am entsprechenden Vorgang erfasst.
WARELIO KENNENLERNEN
Bereit für mehr
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Sehen Sie in einer persönlichen Demo, wie Warelio Ihre Lagerabläufe verbindet. Gemeinsam schauen wir auf die Prozesse, die für Ihren Betrieb zählen – mit Medin Sadiku, Gründer und Geschäftsführer.
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