Arbeitsbeginn erfassen
Mitarbeitende stempeln mit ihrem eigenen Zugang ein. Soweit vorgesehen, wird die Buchung einer Schicht zugeordnet und kann im Zusammenhang mit dem geplanten Einsatz betrachtet werden.
ARBEITSZEITEN NACHVOLLZIEHEN
Geplante Einsätze mit tatsächlichen Zeiten abgleichen.
Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen in Warelio Crew erfassen. Zeitübersichten zeigen den gebuchten Ablauf; begründete Korrekturen erhalten eine eigene Prüfung und Entscheidung.
WARELIO / ZEITERFASSUNGDER ABLAUF IM ÜBERBLICK
- 01Mit eigenem Zugang einstempeln
- 02Pausen und Arbeitsende erfassen
- 03Zeitübersicht auf Vollständigkeit prüfen
- 04Begründete Korrekturen entscheiden
Durchgängig verbunden. Passend zu Ihrem Betrieb.
DER ZUSAMMENHANG
Welche Arbeitszeiten wurden tatsächlich gebucht?
Ein Schichtplan beschreibt den vorgesehenen Einsatz. Die Zeiterfassung ergänzt den tatsächlichen Ablauf mit Ein- und Ausstempelungen sowie Pausen. Für Lagerleitung und Mitarbeitende wird nachvollziehbar, welche Buchungen vorliegen und wo Klärung nötig ist. Fehlende oder fehlerhafte Angaben lassen sich über den vorgesehenen Korrekturprozess bearbeiten.
Den Arbeitstag beginnen
Die Person erfasst ihren Arbeitsbeginn über den freigegebenen Zugang. Der aktive Zustand wird für die weiteren Buchungen des Tages geführt.
Unterbrechungen abbilden
Pausen werden mit Beginn und Ende gebucht. Am Ende des Einsatzes folgt das Ausstempeln, damit der Arbeitstag vollständig nachvollzogen werden kann.
Den Zeitraum prüfen
Mitarbeitende und berechtigte Führungskräfte kontrollieren die Zeitübersicht. Offene oder unplausible Abläufe werden mit der betreffenden Person geklärt.
Korrekturen nachvollziehbar ergänzen
Eine begründete Anfrage enthält Buchungsart und gewünschten Zeitpunkt. Die berechtigte Führungskraft genehmigt oder lehnt ab; eine Genehmigung erzeugt eine als Korrektur erkennbare Buchung.
ZEITERFASSUNG
Die Details machen den Unterschied.
Arbeitsende dokumentieren
Das Ausstempeln ergänzt den Arbeitstag um den Endzeitpunkt. Die verantwortlichen Personen können die vorhandenen Buchungen für den gewünschten Zeitraum nachvollziehen.
Pausen festhalten
Pausenbeginn und Pausenende erhalten eigene Buchungen. Dadurch bleiben Unterbrechungen im zeitlichen Ablauf erkennbar und können bei der Prüfung berücksichtigt werden.
Offene Buchungen sehen
Übersichten zeigen laufende Zeiterfassungen und vorhandene Einträge. Die Schichtleitung erkennt, bei welchen Personen oder Zeiträumen noch eine Klärung erforderlich ist.
Korrekturen beantragen
Mitarbeitende reichen einen gewünschten Buchungszeitpunkt mit Begründung ein. Die Anfrage bleibt von ihrer Entscheidung getrennt und wird durch eine berechtigte Person geprüft.
Zeitübersichten auswerten
Stundenzettel und periodische Zeitübersichten unterstützen den Abgleich von Soll und Ist. Geprüfte Zeiten können in Ihre anschließenden Personalprozesse einbezogen werden.
EIN BEISPIEL AUS DEM ALLTAG
Nach Schichtende fehlt eine Ausstempelung.
Eine Mitarbeiterin bemerkt beim Prüfen ihrer Zeiten, dass der Endzeitpunkt des Vortags nicht vollständig vorliegt.
Sie prüft die vorhandenen Einträge und reicht für den tatsächlichen Endzeitpunkt eine Korrekturanfrage mit Begründung ein.
Die zuständige Führungskraft gleicht den Sachverhalt mit dem Einsatz ab und entscheidet über den Antrag.
Bei Genehmigung wird die ergänzende Korrekturbuchung erstellt. Die Zeitübersicht kann anschließend mit dem korrigierten Ablauf geprüft werden.
Das Ergebnis
Die Abweichung erhält einen dokumentierten Antrag und eine verantwortliche Entscheidung.
KLARE ZUSTÄNDIGKEITEN
Wer im Ablauf was übernimmt.
Mitarbeitende
Erfassen ihre eigenen Zeiten, prüfen Einträge und beantragen notwendige Korrekturen.
Schichtleitung
Überblickt berechtigte Zeitdaten und klärt Unstimmigkeiten mit den Beteiligten.
Freigabeverantwortliche
Entscheiden Korrekturanfragen und bereiten die geprüften Zeitinformationen für Folgeprozesse auf.
AUCH WENN ES ANDERS KOMMT
Abweichungen erkennen und gezielt bearbeiten.
Eine Buchung lässt sich nicht bestätigen
Prüfen Sie den angezeigten Erfassungszustand und die Rückmeldung. Eine fehlgeschlagene Aktion gilt nicht als abgeschlossene Buchung und muss geklärt werden.
Ein Antrag wird abgelehnt
Die Korrektur wird nicht übernommen. Klären Sie die Begründung mit der zuständigen Person, bevor ein weiterer Antrag mit den passenden Angaben gestellt wird.
PASSEND ZU IHREM BETRIEB
Den konkreten Umfang gemeinsam klären.
Erfassungswege, Rollen und Freigaben werden für Ihren Betrieb eingerichtet. Die hier beschriebene Arbeitszeiterfassung ist vom Aufwand einzelner Projektaufgaben getrennt. Übergaben an Personalabrechnung und betriebliche Bewertungsregeln werden gesondert abgestimmt.
Das bereiten wir gemeinsam vor
- Persönliche Benutzerzugänge und freigegebene Erfassungsgeräte.
- Definierte Zuständigkeiten für Einsicht und Korrekturentscheidungen.
- Abgestimmte Arbeitszeitregeln sowie ein regelmäßiger Prüfprozess für die Buchungen.
GUT ZU WISSEN
Vor der ersten Demo.
Sind Schichtzeiten automatisch erfasste Arbeitszeiten?
Nein. Der Schichtplan enthält die Planung. Tatsächliche Arbeitszeiten entstehen aus den Zeitbuchungen und werden in den vorgesehenen Übersichten geprüft.
Können Mitarbeitende fehlerhafte Zeiten einfach überschreiben?
Für Änderungen ist ein Korrekturantrag mit Begründung vorgesehen. Eine berechtigte Person entscheidet darüber, bevor eine ergänzende Korrekturbuchung angelegt wird.
Wie werden Pausen erfasst?
Pausenbeginn und Pausenende werden als eigene Zeitereignisse gebucht. Dadurch können Unterbrechungen bei der Prüfung des Arbeitstags nachvollzogen werden.
Sind Projektzeiten dieselben Buchungen?
Nein. Der Aufwand an einer Plan-Aufgabe beschreibt die Arbeit am Projekt. Crew bildet Arbeitszeiten und Pausen ab; beide Informationen haben unterschiedliche fachliche Zwecke.
WARELIO KENNENLERNEN
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